Las instituciones públicas se deben a la Opinión Pública lo que motiva que el ejercicio de transparencia de las mismas sea algo fundamental para su reputación y credibilidad. Además, es una exigencia de los ciudadanos que sus instituciones les cuenten como funcionan, qué realizan, cómo lo hacen, y por qué toman las decisiones que ejecutan. Por lo tanto, la comunicación debe de ser uno de los pilares fundamentales en toda institución pública cuyo objetivo sea establecer una relación de calidad informativa con los ciudadanos. A través de la comunicación las entidades públicas van a definir su identidad, identifican su cometido y proyectan espacios de participación, encuentro e intercambio con sus públicos objetivos.
La mejor decisión es tomarse en serio las tareas comunicativas. Es decir, la Comunicación Institucional debe profesionalizarse para conseguir la máxima eficacia y eficiencia y que los ciudadanos reciban información de calidad en tiempo y forma. Son muchas las entidades públicas que ya cuentan con profesionales de la comunicación en sus estructuras internas, pero otras optan por los servicios externos de empresas de comunicación, que ofrece un servicio multidisciplinar más global y completo en un único equipo.
Las empresas de comunicación ofrecen distintos tipos de perfiles profesionales que hacen que las instituciones puedan contar con unos servicios más completos que atiendan cada una de sus necesidades comunicativas, ya sean offline u online. Tener un departamento de comunicación supone que el flujo comunicativo de la institución hacia el ciudadano se produce de manera continua, fluida y natural. Natural en el sentido en que la comunicación deja de ser excepcional por un servicio, proyecto o circunstancia concreta y se convierte en parte del día a día de la institución. De esta manera, el ciudadano reconoce de forma clara su función, su desarrollo y ello favorece a un refuerzo positivo de su reputación y credibilidad. Incluso en momentos de crisis, donde la noticia no es positiva por cualquier circunstancia, el rápido flujo informativo determina que la institución comunica de forma responsable y eso incrementa la credibilidad de su imagen.
Por otro lado, en la actualidad las redes sociales se han convertido en un vehículo de comunicación bidireccional donde la institución puede informar directamente al ciudadano, al tiempo que el ciudadano puede también conectar con la entidad para hacerle llegar sus opiniones, reclamaciones, felicitaciones, etc. Ello convierte a esta herramienta comunicativa en prioritaria en las estrategias de comunicación y, por lo tanto, es necesario establecer un mecanismo de funcionamiento acorde a unos objetivos que definan la política comunicativa de la institución. Aquí, la figura del Social Media y Comunity Manager deben complementarse para poder realizar una planificación estratégica de contenidos e imagen acorde a la institución y a su función.
Para finalizar, desde los departamentos de comunicación además de definir la planificación de medios de la institución, también se debe velar por la aplicación de la normativa visual establecida por la entidad y reforzar que la imagen que proyecta en sus diseños sea la adecuada para el refuerzo reputacional de la misma.
