En todo gran evento existe una parte esencial que rara vez aparece en el foco, pero que sostiene por completo la experiencia: la gestión y logística de invitados. Es un trabajo meticuloso y estratégico, donde cada minuto del horario cuenta. Aunque no se vea en pantalla ni figure en el guion, es el engranaje que garantiza que todo funcione con naturalidad delante del público.
Detrás de una gala como los Premios Lola Gaos —con nominados, autoridades, entregadores, académicos, profesionales del sector y una retransmisión televisiva en directo— existe una compleja estructura de organización que requiere de mucha precisión. Desde Intermundo Comunicación asumimos ese reto, desarrollando un trabajo invisible pero decisivo que permitió que la octava edición de los premios brillara con la fluidez y elegancia que merecía.
Nuestra estrategia
La estrategia de Intermundo Comunicación se basó en 3 ejes principales: gestión de logística de nominados y entregadores, gestión de invitados y protocolo durante la gala.
El trabajo con los nominados fue uno de los pilares centrales. Desde semanas antes de la gala mantuvimos una comunicación continua con ellos para resolver dudas, coordinar horarios y gestionar la logística de alojamiento y transporte. Nuestro objetivo era que todos llegaran a la ciudad y posteriormente al ADDA con la tranquilidad de tener resuelta cualquier necesidad previa, permitiendo que se centraran en disfrutar de su nominación.
De manera paralela, asumimos la coordinación de la logística de los entregadores de premios, un grupo especialmente relevante por su participación directa en el desarrollo escénico de la gala. Para ellos, organizamos el transporte, el alojamiento y los horarios de maquillaje y peluquería, garantizando su presencia en el auditorio cuatro horas antes del inicio. Además, trabajamos en su ubicación en la sala siguiendo un criterio operativo: las parejas de entregadores debían situarse en los pasillos centrales y permanecer cercanas entre sí según el bloque de premios en el que participaban. Esta disposición facilitó que el personal de sala pudiera acompañarlos rápidamente hacia bambalinas y que su entrada al escenario fluyera sin interrupciones.
En cuanto a los invitados, diseñamos un sistema de invitaciones estructurado en tres niveles —nominados, invitados con etiqueta nominal e invitados sin asiento protocolario— que fue enviado tres semanas antes de la gala. Este enfoque permitió gestionar el aforo y priorizar perfiles institucionales sin perder claridad ni eficiencia en la comunicación.
Uno de los trabajos más delicados de esta edición fue la elaboración del sitting protocolario del patio de butacas. Aquí entraba en juego no solo el protocolo institucional, sino también las necesidades técnicas derivadas de la retransmisión en directo. Para ello, mantuvimos una coordinación con el equipo de realización de À Punt y analizamos en detalle el plano de camarografía del ADDA. Esta revisión nos permitió identificar las ubicaciones exactas de las cámaras y los espacios de paso técnico que debían permanecer libres. Además, era fundamental ubicar a los premiados en zonas estratégicas del patio de butacas para asegurar que las cámaras pudieran enfocarles con precisión en el momento de anunciar cada premio. Asimismo, se evitó situar asistentes en zonas donde la visión quedaba limitada por la posición de las cámaras, garantizando a la vez una estética visual limpia para televisión y una experiencia adecuada para el público presente.
Otro de los elementos clave fue la creación del horario de photocall, una pieza fundamental para asegurar que todos los equipos participantes —películas, cortometrajes, programas, videojuegos series y televisiones— tuvieran su momento de visibilidad antes de acceder al patio de butacas. Para ello, revisamos las confirmaciones de asistencia y diseñamos un orden lógico basado en las categorías de nominación. Esta planificación se coordinó con el equipo de producción y con los azafatos, lo que permitió desarrollar un flujo continuo de entradas al photocall sin generar retrasos ni acumulaciones de público en los accesos.
El trabajo coordinado de nuestro equipo permitió que todos los grupos implicados —nominados, entregadores, invitados institucionales y equipos de producción— llegaran puntuales, atendidos y con cada necesidad cubierta.
Una vez comenzó la gala, el equipo de Intermundo Comunicación se trasladó a las bambalinas para dar apoyo a la regidoría. Coordinando que entregadores y premiados llegaran al escenario sin complicaciones y que, tras su momento en las tablas, pudieran regresar a sus asientos, previo paso por el photocall para inmortalizar ese especial momento junto con el trofeo de ganadores.
