Los aniversarios son motivos de celebración en la vida personal, pero también en la empresarial e institucional. Cumplir años es sinónimo de éxito para un empresa o institución, pues demuestra su capacidad para crecer y adaptarse a los tiempos. Celebrar un aniversario es por tanto motivo de orgullo, pero también trae consigo importantes beneficios. Un evento de estas características sirve para estrechar vínculos con trabajadores, autoridades, clientes y sector y generar sentimiento de pertenencia. Es una gran oportunidad para repasar la historia, y por tanto, los grandes hitos, y de crear imagen de marca; de demostrar a la sociedad el trabajo que se realiza y su trascendencia. Es un motivo más para generar noticias positivas entorno a la empresa y organización.
Nuestro caso:
El Colegio Oficial de Aparejadores, Arquitectos Técnicos e Ingenieros de Edificación de Alicante cumplía 50 años durante 2019. Un año especial que el Colegio quería conmemorar junto a sus colegiados, el sector de la construcción y con los miembros de la sociedad de la que formaba parte: la provincia de Alicante.
Intermundo Comunicación es la agencia de comunicación externa del Colegio, por lo que la junta directiva decidió encargarle la organización del evento central delaniversario. Tras varias reuniones y una vez determinadas las principales necesidades, nos pusimos a trabajar para organizar el aniversario.
El aniversario iba a reunir a más 500 personas, aunque era muy difícil saber a priori el total, pues el colectivo es muy amplio. Entre las decisiones tomadas, se estableció que se haría una gala seguida de un coctel o una cena. Se barajó el hacer la gala en un lugar y la cena en otro, pero se descartó por comodidad para el organizador y el invitado. Por lo tanto, había que buscar una ubicación que permitiera desarrollar ambas cosas y con capacidad para cientos de personas. Además, era importante que fuera de fácil acceso, pues iba a congregar a gente de toda la provincia.
Finalmente se optó por IFA MEET, un lugar equipado y con experiencia en grandes eventos, con gran capacidad y diferentes espacios para poder celebrar el aniversario sin problemas. Una vez elegida la ubicación, se realizaron diversas visitas y reuniones para establecer los espacios, las necesidades técnicas y el diseño de la puesta en escena.
Se creó una imagen corporativa siguiendo la línea del logo del 50 aniversario que fue la base de todos los elementos lo que hubo que diseñar para el evento: invitaciones, cartelería, minutas, videos, post para redes sociales, etc.
Comenzamos con el diseño de lo que serán los diferentes espacios en IFA MEET. Se estableció el lugar del escenario que albergaría la gala y se diseñó su imagen con una trasera corporativa con pantalla incluida, atril y elementos decorativos. Se diseñó un photocall por el que pasarían los invitados y otro que separaría los diferentes espacios. La zona de la gala y la zona del coctel, pues se consideró más dinámico hacer un coctel que una cena sentada. Para la comodidad de los invitados, se estableció también una zona de guardarropa.
Las invitaciones se realizaron de forma online y se enviaron a las diferentes bases de datos consensuadas con el cliente: los colegiados y autoridades y representantes de la sociedad. Intermundo fue el encargado de este segundo grupo; elaboró la base de datos, y realizó el seguimiento de la asistencia. Una vez verificadas las confirmaciones organizó el protocolo de asientos para la gala en coordinación siempre con los diferentes gabinetes de protocolo de los invitados como los Ayuntamiento de Elche y Alicante, Diputación o Consell.
Para el desarrollo de la gala se contrató una presentadora, Carolina Sellés; se redactó el guion, se hicieron videos corporativos y se coordinaron los medios técnicos y al personal del Colegio que intervenía en el acto. En el trascurso de la gala estuvimos de regidores y coordinando la salida de obsequios e invitados que debían subir al escenario.
La organización del coctel comenzó solicitando presupuestos a diferentes empresas; una vez elegido el proveedor se diseñó un menú, se probó y se hicieron las modificaciones pertinentes. Se visitó IFA MEET con el personal del catering para establecer el lugar de las barras y las mesas y el timming del día del aniversario. Con la floristería se diseñó la decoración de las mesas, siempre siguiendo los colores del Colegio. Para amenizar la velada se contrató a un grupo de jazz, y para la fiesta y copas de después, a un DJ.
Para guardar un recuerdo del evento se entregaron obsequios a los asistentes. Su elección no fue fácil, pues se buscaba algo significativo y a la vez funcional. Finalmente se optó por un llavero con el logo del colegio y un minipanettone de una afamada empresa de la provincia.
Una gala de estas dimensiones requería de azafatas, se contrataron seis para controlar el acceso, de apoyo en el escenario y guardarropa. También se contó con un fotógrafo y un operador de video para inmortalizar este evento. A todos ellos se les coordinó desde Intermundo Comunicación.
A nivel de comunicación, nuestro trabajo incluyó la realización de una convocatoria de medios y el posterior envío de información a los mismos, lo cual obtuvo una buena repercusión. Además, se gestionaron especiales en medios de comunicación.
Fueron 5 meses de trabajo con un gran resultado: una velada que conmemoró el importante aniversario del Colegio junto a su colectivo y personalidades y la visibilización de la profesión y la labor del Colegio en la sociedad.
