Las ruedas de prensa son un evento dirigido exclusivamente a medios de comunicación. Son una herramienta en relaciones informativas que permite el contacto directo de la organización con los periodistas y una de las premisas fundamentales para organizarlas es que exista un motivo de peso para su convocatoria.
Hace un tiempo ya dijimos por aquí que “La rueda de prensa ha muerto” y la afirmación sigue estando vigente al 100%. Aunque no nos guste, la realidad es que los medios de comunicación han reducido mucho sus plantillas en los últimos años y, por ello, cada vez es más complicado conseguir que los periodistas se desplacen para asistir a una rueda de prensa. Por tanto, antes de dar el paso y ponernos a organizar un acto de este tipo, tendremos que reflexionar sobre si el tema que vamos comunicar se puede hacer llegar a los medios a través de una nota de prensa, una llamada o facilitando directamente el material al periodista.
En el caso de que la temática requiera un encuentro directo con los periodistas por ser de gran importancia o por requerir mucha explicación, entonces sí, podremos convocar una rueda de prensa.
Este es el caso del Festival de Cine de Alicante, un evento que cada año organiza distintas ruedas de prensa para dar a conocer tanto su programación como las películas que concursan en las distintas categorías. Este formato de encuentro con los medios permite la interacción de los periodistas con los organizadores del evento, que pueden hacer sus preguntas y aclarar sus dudas, ya que la información que se facilita es muy amplia.
Sucede lo mismo con Casa Mediterráneo, una institución perteneciente al Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación que cuenta con una programación de actividades muy amplia, con propuestas relacionadas con la cultura, el arte o la economía, entre otros temas. Casa Mediterráneo suele recibir a importantes personalidades, tanto políticas como literarias o artísticas, que protagonizan sus actividades y es en estas ocasiones cuando la institución convoca a los medios para que tengan acceso a toda la información de relevancia para la ciudad de Alicante.
Ruedas de prensa en tiempos de covid-19
La llegada de la pandemia de la covid-19 ha supuesto muchos cambios en todos los ámbitos y uno de ellos es la forma en que trabajamos en materia de comunicación, más concretamente en lo que respecta a relaciones públicas informativas. Si algo positivo podemos sacar de la llegada del virus a nuestras vidas, ha sido poner de manifiesto que la tecnología disponible hoy en día nos permite seguir comunicándonos a pesar de vernos confinados o limitados en cuanto a movimiento.
Las pantallas se han convertido en una herramienta fundamental para las organizaciones. Si bien antes de ese 14 de marzo de 2020 era casi impensable que una rueda de prensa se celebrase de forma virtual, hoy en día, tener contacto con los medios de forma telemática es lo más común en instituciones, administraciones y un sinfín de organizaciones que quieren seguir generando vínculos con los periodistas sin necesidad de una presencia física.
Las ruedas de prensa virtuales se han integrado en las relaciones públicas profesionales con total normalidad y su organización requiere tener en cuenta aspectos que hasta ahora no se contemplaban. Este es el caso de la parte más técnica de este tipo de actos, algo fundamental si queremos garantizar una buena conexión y comunicación entre la organización y los periodistas. Asimismo, para organizar adecuadamente una rueda de prensa virtual tendremos que tener en consideración otras cuestiones, como la escenografía, el material informativo para facilitar a los medios o cómo vamos plantear el turno de preguntas.
En cualquier caso, el planteamiento inicial sigue siendo el mismo para las ruedas de prensa tradicionales o virtuales. Lo primero que debemos hacer es analizar si la información que vamos a facilitar en el acto debe comunicarse por esta vía o existen otras fórmulas para hacérsela llegar a los periodistas. Lo mejor para tomar la decisión es contar con un profesional de la comunicación y las relaciones públicas para que nos oriente y nos asesore en la mejor alternativa según las circunstancias particulares del caso.