Organizar un congreso internacional es un reto apasionante… y complejo. Implica coordinar múltiples aspectos logísticos, técnicos y humanos, mantener una comunicación impecable con todos los actores implicados y garantizar una experiencia fluida y memorable para los asistentes. Si, además, se realiza en una ciudad que no es la tuya, contar con un partner local con experiencia puede marcar la diferencia.
Desde Intermundo Comunicación, agencia con sede en Alicante y especializada en servicios DMC (Destination Management Company), hemos acompañado a múltiples organizaciones en la celebración de congresos internacionales en nuestra provincia. Aquí compartimos algunas claves para que todo salga como esperas (o mejor).
1. Escoge bien el destino… y el equipo local
Alicante es una elección estratégica para congresos internacionales: una ciudad con conexiones aéreas con Europa, una excelente infraestructura hotelera, un clima privilegiado durante todo el año y un entorno que combina playa, cultura, gastronomía y ocio. Pero todo ese potencial solo se aprovecha si tienes al lado un equipo que conozca el terreno.
Como DMC local, en Intermundo actuamos como nexo entre la entidad organizadora y todos los recursos del destino: desde espacios singulares hasta proveedores, instituciones, alojamientos y servicios de transporte.
2. Adapta el formato a la ciudad y al perfil de los asistentes
Un congreso en Alicante no tiene por qué parecerse a uno celebrado en Madrid, Berlín o Londres. El éxito está en integrar el entorno en la experiencia: actividades al aire libre, cenas frente al mar, visitas culturales o escapadas cercanas que aporten valor añadido al programa académico o profesional.
Nuestro trabajo consiste en ayudarte a adaptar el contenido y la logística a las posibilidades reales del lugar, sin perder de vista el perfil y los objetivos del evento.
3. Confía en la experiencia para anticipar y resolver
El conocimiento local va más allá de saber qué restaurante está de moda. Significa saber qué proveedor es más fiable, qué fechas es mejor evitar, qué permisos son necesarios para determinadas actividades o qué hacer si hay un cambio de última hora. La diferencia entre un evento brillante y uno estresante está muchas veces en esa capacidad de respuesta.
Nuestro equipo se implica en cada detalle para que nada quede al azar: desde la selección del venue y la traducción simultánea, hasta la producción técnica o la gestión de acreditaciones.
4. Cuida la experiencia del asistente desde que aterriza
Los traslados, el alojamiento, la información práctica, la atención durante el congreso o los programas paralelos para acompañantes son tan importantes como las ponencias o las sesiones. En Intermundo ofrecemos una gestión integral que garantiza que cada asistente se sienta acompañado y valorado desde el primer momento.
Además, apostamos por una comunicación clara y personalizada, tanto con la organización como con los participantes, para que todo fluya sin fricciones.
5. Aporta un plus: sostenibilidad, storytelling, impacto
Cada vez más, los congresos buscan dejar huella. No solo en los asistentes, sino también en el entorno y en la comunidad. Como agencia DMC y de comunicación, te ayudamos a incorporar enfoques innovadores: sostenibilidad, legado local, diseño de marca del congreso, cobertura en medios, producción audiovisual, etc.
Porque un congreso no es solo un evento. Es una oportunidad para conectar, comunicar y construir algo memorable.
