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Presentar un nuevo proyecto en un evento ante tus stakeholders

En el dinámico mundo de la comunicación y la tecnología, la presentación de nuevos proyectos ante los stakeholders es fundamental para asegurar su éxito. En nuestra agencia de comunicación, comprendemos que no basta con desarrollar iniciativas innovadoras, sino que también es crucial darles la visibilidad adecuada y compartir su valor con el público adecuado. Ya sean clientes o socios estratégicos para las empresas, o bien la comunidad académica en el caso de una institución educativa, así como también los medios de comunicación, los empleados o cualquier colectivo de interés para la organización… en general, los eventos son espacios ideales para comunicar el valor, la innovación y la visión que hay detrás de cada proyecto.

Un claro ejemplo de esto fue la presentación de dos portales virtuales de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes (BVMC) de la Universidad de Alicante, que organizamos desde Intermundo Comunicación en marzo de 2023 para la institución universitaria. Este evento no solo fue la plataforma perfecta para dar a conocer un proyecto de gran envergadura y relevancia cultural, sino que también sirvió para consolidar la relación con todos los interesados, incluyendo instituciones educativas, investigadores, medios de comunicación, y el público en general.

Un proyecto de gran impacto cultural

La Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes es una de las bibliotecas digitales más importantes del mundo de habla hispana, y la puesta en marcha de dos nuevos portales representaba un hito en la preservación y difusión del patrimonio literario y cultural. Concretamente, lo que se presentó durante el evento fueron dos webs temáticas dedicadas a sendas figuras icónicas de la literatura española: Miguel Hernández y Antonio Machado. Estos autores, pilares de la poesía española, son el punto de partida de una vasta colección de recursos digitales que están disponibles para estudiosos y lectores de todo el mundo en la BVMC.

El evento de lanzamiento de estas dos bibliotecas de autor, organizado por nuestra agencia, demostró la relevancia de crear espacios donde los distintos públicos puedan conocer el proyecto de la mano de sus creadores. La presentación no solo sirvió para dar a conocer dos nuevos portales, sino también para reforzar la posición de la Universidad de Alicante como un referente en el ámbito cultural y educativo.

Creando experiencias memorables

Una presentación exitosa es aquella que logra convertir un proyecto en una experiencia memorable para sus participantes y desde nuestra agencia, nos enfocamos en diseñar eventos que no solo informen, sino que también emocionen e inspiren. En la presentación de la Biblioteca Virtual, cada detalle fue cuidadosamente planificado para transmitir la esencia del proyecto y dejar una impresión duradera en todos los asistentes.

Caso de éxito: la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes

La presentación de los portales virtuales dedicados a Miguel Hernández y Antonio Machado de la BVMC fue un ejemplo claro de cómo un evento puede marcar la diferencia en la percepción y adopción de un proyecto. Para la presentación, la UA eligió como escenario el salón de Actos del Aulario II, un espacio con capacidad para casi 400 personas, que se caracteriza por un patio de butacas con tapicería colorida. Con este punto de partida, se decidió generar una línea cromática para el evento muy aséptica, basada en el blanco y combinada con un rosado muy suave en forma de humo, que tratase de minimizar la presencia de tanto color en las butacas. El lema protagonista de todo el evento era ‘La biblioteca infinita’.

Se optó por combinar este claim con un estilo gráfico en el que se diese relevancia a las dos figuras que protagonizaban los portales que se estaban presentando: Antonio Machado y Miguel Hernández. Para ello, contamos con un ilustrador que creó unos sencillos, pero representativos, dibujos que identificaban perfectamente a los autores y que iban acompañados de sus nombres propios y la firma original de cada escritor.

Para la escenografía del espacio se diseñó una trasera en tono blanco con una gran pantalla a ras del suelo que nos permitió proyectar y contar toda la historia del este gran proyecto a los asistentes. Además, toda la sala se iluminó de color rojo, el color corporativo de la BVMC, dando una sensación muy agradable a los asistentes y minimizando el protagonismo del colorido de las butacas. Se aprovecharon las grandes paredes del Auditorio del Aulario II de la UA para proyectar las ilustraciones de los autores protagonistas.

Al comenzar el evento, se proyectó el siguiente vídeo:

De forma paralela, las personas que participaron en las intervenciones disponían con apoyo visual en la pantalla, especialmente los profesores encargados de dar vida a ambos portales: Ángel Luis Prieto de Paula, en el caso de Machado, y José Carlos Rovira en el de Miguel Hernández, quienes contaron con vídeos exclusivos durante sus presentaciones, que fueron editados también por Intermundo Comunicación.

El acto estuvo presidido por la rectora de la Universidad de Alicante, Amparo Navarro, y también contó con la participación del ministro de Cultura y Deporte, Miquel Iceta, la consellera de Universidades, Ciencia y Sociedad Digital, Josefina Bueno, y el escritor y director del Instituto Cervantes, Luis García Montero.

En conclusión, la presentación de nuevos proyectos en eventos públicos ante los diferentes stakeholders es una estrategia clave para asegurar su éxito y continuidad. La planificación y ejecución de estos eventos no solo aumenta la visibilidad del proyecto, sino que también permite construir y fortalecer relaciones con aquellos que desempeñan un papel vital en su desarrollo.

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