En Intermundo Comunicación sabemos que la organización de grandes eventos no solo implica logística, sino también crear experiencias memorables que potencien el aprendizaje y la conexión entre los asistentes. La XVII edición del Congreso de Responsables de Comunicación (RESCOM) de los Colegios de Médicos de España, celebrada los días 12 y 13 de septiembre de 2024 en el Palacio de Congresos de Alicante, es un ejemplo perfecto de cómo un evento puede marcar la diferencia.
Con la participación de alrededor de 200 responsables de comunicación y miembros de juntas directivas de toda España, este congreso se convirtió en un punto de encuentro clave para el intercambio de conocimientos y la adquisición de nuevas competencias, con un enfoque destacado en las posibilidades de la Inteligencia Artificial y las herramientas digitales en la comunicación.
Desde Intermundo Comunicación, asumimos la organización integral del evento, aportando nuestra experiencia y creatividad para que fuera un éxito rotundo.
Secretaría técnica: cuidando cada detalle previo al evento
Una planificación detallada y una gestión eficaz son fundamentales para garantizar el éxito de un evento de esta magnitud. Nuestro equipo se encargó de:
- Diseñar el programa del congreso y coordinar con los ponentes, asegurándonos de que los temas fueran relevantes y actuales.
- Gestionar inscripciones a través de la web, así como las necesidades de viaje y alojamiento de los asistentes.
- Organizar el programa social con actividades que fomentaran la conexión entre los participantes.
- Elaborar escaletas y timings para asegurar una coordinación impecable durante el evento.
- Gestionar proveedores de catering, sonido, audiovisuales, y diseño gráfico.
- Además, trabajamos en la invitación de autoridades, la planificación del sitting y la contratación de personal de apoyo, garantizando un desarrollo fluido del congreso.
Diseño: una identidad visual a la altura
En Intermundo Comunicación entendemos que el diseño es un elemento clave para transmitir la esencia y el carácter de cualquier evento. Para RESCOM 2024, nos encargamos de crear una identidad visual sólida que reflejara la importancia del congreso, desarrollando elementos gráficos como programas, flyers y merchandising que mantuvieran una línea estética coherente. Además, diseñamos una campaña publicitaria efectiva, adaptada tanto a formatos digitales como tradicionales, para garantizar una amplia difusión del evento. También elaboramos una página web funcional y actualizada, que se convirtió en la plataforma central de información para los asistentes, facilitando el acceso a todos los detalles del congreso.
Organización durante el evento: coordinación impecable
Durante las jornadas del congreso, nuestro equipo estuvo presente para garantizar que todo se desarrollara sin contratiempos y según lo planeado. Coordinamos el montaje de las instalaciones, asegurándonos de que cada detalle estuviera en su lugar, además de atender personalmente a los ponentes y gestionar la recepción de los asistentes. Supervisamos en tiempo real aspectos clave como la iluminación, el sonido y las proyecciones, asegurando que cada intervención y actividad se realizara con la máxima calidad. Asimismo, nos encargamos de gestionar al equipo técnico y de apoyo, proporcionando una experiencia fluida, cómoda y profesional para todos los participantes.
Comunicación estratégica y difusión del evento
La difusión efectiva de un evento comienza mucho antes de su celebración y se extiende más allá de su finalización. Para el Congreso RESCOM, en Intermundo Comunicación desarrollamos una estrategia integral que incluyó la creación de contenidos específicos para redes sociales, destinados a generar interés antes, durante y después del evento. Además, ofrecimos servicios de gabinete de prensa, redactando y difundiendo comunicados y convocatorias, además de gestionar la atención a periodistas en todas las etapas del congreso. También nos encargamos de la planificación de la campaña publicitaria, ajustándonos al presupuesto del cliente, y coordinamos todas las inserciones necesarias para maximizar la visibilidad del evento en los canales seleccionados. Como parte de nuestras acciones, gestionamos el envío de newsletters informativas tanto previas al congreso como durante su desarrollo, dirigidas a los asistentes y otros públicos de interés para mantenerlos informados en todo momento.
Fotografía y vídeo: capturando momentos memorables
La cobertura audiovisual desempeña un papel fundamental para extender el impacto de un evento más allá de sus días de celebración. Durante el congreso, nuestro equipo de fotografía y vídeo capturó imágenes y grabaciones que destacaron los momentos más importantes de las dos jornadas. Estas fotografías fueron editadas en tiempo récord, lo que permitió su difusión inmediata en redes sociales y medios de comunicación. Además, creamos vídeos resumen que no solo reflejaron la esencia del evento, sino que también contribuyeron a su promoción, posicionándolo como un referente para futuras ediciones.
Un éxito que deja huella
El XVII Congreso RESCOM no solo fue un espacio para aprender sobre las últimas tendencias en comunicación y tecnología, sino también una oportunidad para conectar y compartir experiencias entre profesionales de toda España.
En Intermundo Comunicación, nos sentimos orgullosos de haber contribuido al éxito de este encuentro, demostrando una vez más nuestra capacidad para gestionar eventos complejos y convertirlos en experiencias inolvidables.
¿Estás pensando en organizar un evento? ¡Hablemos y hagamos que tu idea se convierta en un caso de éxito!
