Los eventos que tienen como fin presentar resultados o conclusiones suelen resultar muy eficaces para demostrar a los implicados y, en general, los stakeholders de la organización, la fortaleza de un proyecto, así como permiten fortalecer los vínculos con los distintos públicos de interés. Por lo general, los eventos que se incluyen en este campo pretenden exponer proyectos y sus resultados de una manera formal y profesional, a la vez que se pueden utilizar para fomentar relaciones institucionales, engagement en redes sociales y conseguir impacto mediático.
Nuestro caso:
Ayuda en Acción y Google.org colaboran en el proyecto GEN10S desde hace varios años. Este programa tiene como finalidad romper la brecha digital que existe para los niños en riego de exclusión, para ello, se desarrollan distintas actividades en varios centros escolares de la ciudad. Desde ambas organizaciones, quisieron realizar un evento para presentar los resultados del proyecto a distintos públicos de interés, así como entregar durante el acto President de la Generalitat, por su trabajo en este campo.
Tras colaborar durante años con Ayuda en Acción en materia de comunicación como parte de la Responsabilidad Social Coporativa de la agencia, la ONGD decidió confiar en Intermundo Comunicación para el desarrollo y producción de este evento de presentación de resultados. Tras determinar las necesidades del cliente, en la agencia nos pusimos en marcha para organizar toda la producción y comunicación de esta acción.
El primer paso fue buscar la localización para el acto. Necesitábamos un espacio en la ciudad de Alicante con capacidad para albergar entre 150 y 180 personas, que contase con una zona diseñada en forma de teatro para la primera parte del evento y otra zona donde poder realizar un coffee posterior. Tras estudiar diversas localizaciones, optamos por escoger como ubicación Distrito Digital. El edificio 1 de este complejo cumplía con todas las necesidades técnicas demandadas y, lo más importante, su espíritu innovador y de vanguardia encajaba perfectamente con el proyecto GEN10S, cuyo principal objetivo es facilitar el acceso a la tecnología a menores de barrios vulnerables y despertar el interés de las niñas por la ciencia y la tecnología.
Tras la elección de la ubicación, se realizaron varias visitas a las instalaciones, para asegurar una correcta producción gráfica, y para definir las diferentes puestas en escena con sus respectivas necesidades audiovisuales. Diseñamos un escenario corporativo de 10 metros de ancho en el que iban a tener lugar las distintas partes de acto: participación de los niños y niñas GEN10S, charlas TED de mujeres inspiradoras y parlamentos institucionales por parte de los impulsores del proyecto y otras autoridades. En todo momento, tuvimos un permanente contacto entre el cliente y nuestro proveedor de producción para garantizar que la estética guardaba todas las premisas marcadas en el manual de marca del proyecto.
El diseño de las invitaciones, su envío y confirmación de asistencia, junto a las tareas logísticas que suponía la participación del alumnado de tres colegios alicantinos (90 niños en total), también fueron labores que desarrollamos. Durante la producción y el desarrollo del evento se requirió también una impecable coordinación entre colaboradores, invitados y organizadores.
En cuanto a la parte de comunicación, nuestro trabajo incluyó la gestión de los contenidos para redes sociales, la realización de una convocatoria de medios y el posterior envío de información a los mismos. El evento contó con una gran cobertura mediática por parte de los principales medios de la provincia de Alicante que se hicieron eco del proyecto GEN10S, así como de otras novedades anunciadas por las autoridades invitadas al acto.
El evento concluyó con un coffee para todos los asistentes. Nuestra propuesta para esta parte se centró en ofrecer un menú con productos lo más saludables posible, así como se evitó la utilización de plásticos de un solo uso, acciones alineadas con el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) que se aplican en todos los programas de Ayuda en Acción. También se tuvieron en cuenta las necesidades especiales de alimentación de algunos de los colectivos asistentes, así como se entregaron bolsitas individuales a los 90 niñas y niños que acudieron al acto.
En definitiva, tras más de dos meses de trabajo, el resultado fue un éxito tanto en lo referente al público asistente como en el desarrollo y repercusión del propio evento.
