Relaciones informativas durante los eventos

Organizar un evento requiere tener en consideración numerosos aspectos con el objetivo de que todo salga perfecto. Desde la elección de la fecha o el lugar de celebración, pasando por el sitting de cada uno de los invitados o los discursos de los anfitriones, y hasta llegar a cierre o despedida… todos y cada uno de los momentos de un evento deben estar planificados al milímetro si queremos un resultado excelente. Aquí es donde reside la labor del Event Planner, la persona encargada de definir, entre otras muchas cuestiones, todas necesidades materiales y personales para cada uno de los momentos del acto. Por supuesto, uno de los aspectos esenciales y a tener en cuenta en cualquier evento es la atención a medios de comunicación. En muchas ocasiones, los eventos quedan limitados al público interno, es decir, a los organizadores del mismo y sus invitados, sean muchos o pocos. Sin embargo, en otros casos, se persigue que los medios de comunicación se hagan eco del evento y, con este objetivo, se invita a los periodistas para que den cobertura al mismo. Si decidimos que queremos invitar a medios o bloggers a nuestro evento, tendremos que realizar una planificación específica para que puedan realizar su trabajo de manera profesional.

1. Convocatoria de prensa.

En primer lugar, la forma más habitual para invitar a los medios a un evento es enviar una convocatoria de prensa, que se suele lanzar entre uno y 10 días antes del mismo, en función del tipo de publicaciones a las que vayamos a invitar. Se recomienda realizar un seguimiento de asistencia tras enviar la convocatoria, de modo que podamos saber con cuántos medios vamos a contar y cuáles son sus necesidades en función de si son prensa, radio, televisión o medios digitales.

2. Ubicación de los medios en el evento.

En segundo lugar, tendremos que habilitar un espacio en el evento para que puedan realizar correctamente su trabajo. Si se trata de televisiones, tendremos que contar con un espacio para la colocación de los trípodes que tenga buena visibilidad. Si hablamos de fotógrafos, también será necesario reservar una serie de asientos cercanos al punto central del evento (escenario) para que puedan tomar imágenes correctamente. Si hablamos de periodistas redactores o bloggers será necesario valorar dónde les ubicamos en el sitting general. En definitiva, el objetivo será siempre que puedan hacer sus crónicas desde una perspectiva óptima.

3. Atención a periodistas.

En tercer lugar, otro de los aspectos que debemos tener en consideración en lo que respecta a medios de comunicación y eventos es la atención a periodistas durante el acto. Es recomendable contemplar un momento para responder a las preguntas de los redactores, bien al principio o bien al final, dependerá del tipo de evento y de cómo encaja mejor en el timing. ¿Cómo organizar este momento? Lo habitual, aunque pueden existir otras fórmulas, es preparar un canutazo con el o los protagonistas del evento, es decir, realizar la atención delante de un photocall, micro en mano, de manera que tanto televisiones como radios y medios escritos puedan efectuar las preguntas que deseen.

4. Envío de información posterior.

Tras el evento, siempre es recomendable realizar un envío informativo a los medios no asistentes. Esta comunicación post evento incluirá una nota de prensa, fotografías y, a ser posible, vídeos del mismo, de manera que los periodistas puedan realizar una pieza informativa adecuada sin haber asistido. CASO DE ÉXITO La Asociación Valenciana de Empresarios (AVE) contó con Intermundo Comunicación para la celebración del Día del Corredor el 28 de noviembre de 2019, un evento que reunió a más de 1.500 personas entre empresarios y representantes de la sociedad civil que compartían una reivindicación: el impulso a las obras del Corredor Mediterráneo. IFA acogió el evento en formato Late Show que fue presentado por la periodista ilicitana Mónica Carrillo y la humorista valenciana Maria Juan. Nuestros servicios para AVE en este caso estuvieron vinculados a la gestión de medios durante el evento. Concretamente, nos encargarnos del envío de la convocatoria, así como de atender a los periodistas asistentes durante el evento. Además, también fuimos los responsables de la cobertura informativa del acto y el envío de información posterior a los medios de comunicación (nota de prensa y fotografías). El evento fue un verdadero éxito, no solo a nivel de invitados, sino también en lo que respecta cobertura mediática. Aquí está disponible una vídeonoticia del mismo.